REUNIONES DE GRUPO

A través de las reuniones, los grupos y equipos de trabajo realizan sus principales actividades, tanto de carácter estratégico y táctico como operativo; los grupos, a través de reuniones:

-Establecen los objetivos y diseñan las tareas a realizar

-Distribuyen las tareas (las asignan a sus miembros)

-Coordinan sus actividades (Integran de forma racional las actividades de todos los miembros)
-Supervisan y evalúan las actividades realizadas.

Pero las reuniones, además de contribuir de forma sustancial a mejorar la eficacia en la realización de las tareas, pueden ser una ocasión para algo mas, pueden constituir un procedimiento fundamental para el desarrollo y la mejora de los grupos y de las organizaciones. Por tanto las reuniones permiten:

1) Intercambiar información, compartir recursos, contrastar puntos de vista, unir esfuerzos, etc.

2) Hacer más comprensibles los objetivos, la forma de trabajo y los resultados del grupo o del equipo, lo que contribuye a aumentar las expectativas de eficacia y a que el grupo realice atribuciones internas de sus resultados, todo lo cual puede mejorar el desempeño de las actividades.

3) Promover la participación de todos los miembros de un grupo o institución, lo que puede tener un importante efecto motivacional.

4) Desarrollar el sentido de pertenencia a un equipo y a una institución, lo que contribuye a otorgar a los miembros del grupo una identidad social, aumentando la cohesión del equipo.

5) Un mayor conocimiento del propio grupo y de la institución, que permita a ambos de aprender de forma constante sobre si mismos, a través de de la revisión, actualización y contraste de la información y de los conocimientos que van adquiriendo.

Fuente: Alcovar de la Hera, C. M (2004). Técnicas grupales en contextos organizacionales. Madrid: Pirámide.

Foto: fox

HABILIDADES DE DIRECCION DE GRUPOS

Uno de los requisitos básicos en la dirección de grupos es tener la capacidad de formar y desarrollar un equipo eficaz; esto no solo consiste en seleccionar a los miembros del grupo en función de sus conocimientos, capacidades, posición, etc., si no también en emplear las habilidades necesarias para que se den las siguientes condiciones:

-Objetivos y tareas claramente comprendidos por todos, y de carácter cooperativo.

-Compromiso de los miembros con los objetivos del grupo

-Comunicación abierta, precisa y eficaz de ideas y sentimientos.

-Confianza, aceptación y apoyo elevado entre los miembros.

-Aprovechamiento de las capacidades. Conocimientos y experiencias y habilidades de los miembros.

-Distribución de la participación

-Afrontamiento constructivo del conflicto

-Procedimientos adecuados de toma de decisiones y solución de problemas.

Alcanzar estos supuestos exige del líder llevar a cabo y/o coordinar una serie de funciones y habilidades como son: establecer el punto de partida del grupo (planificar), ponerlo en marcha (iniciar), vigilar que vaya por el camino adecuado (controlar), procurar que sus miembros mantengan relaciones optimas (apoyar), distribuir la información necesaria (informar) y comprobar lo adecuado del proceso (evaluar).

Fuente: Gil Rodríguez (1993). Habilidades de dirección en las organizaciones. Madrid: eudema.

Foto: yoyomismoymimundo.blogspot.com

LOS GRUPOS Y EL CAMBIO

Son distintas las medidas que pueden aplicarse con el fin de promover el cambio en las organizaciones. Entre las principales estrategias de cambio que tienen como referencia a los grupos, podemos encontrar:

-Implicación de los grupos existentes para afrontar resistencias al cambio. Aparte de ciertas resistencias personales, existen otras muchas basadas en valores e intereses de grupos (intereses colectivos opuestos, coaliciones políticas, deseos de conservar amistades existentes, etc.). Cualquier intervención que se realice resultaría muy costosa o simplemente fracasaría si no toma en consideración estas resistencias, y trata de afrontarlas implicando de alguna forma al propio grupo interesado afectado.

-Implicación de los grupos para promover el cambio. El objetivo que se propone la dirección o los promotores del cambio es conseguir la colaboración del grupo para promover dicho cambio, modificando los comportamientos de sus integrantes. Para ello, es esencial la participación del grupo, bien de forma directa o por representación.

-Implicación de líderes, a los que se le ofrece un papel clave en la decisión del cambio. Se busca su consejo para llegar a una mejor decisión y su respaldo para lograr el cambio, lo que va a depender de su prestigio y poder. En el caso de que el líder sea conciente de que únicamente se busca su apoyo, la medida resultará contraproducente perdiendo la Dirección toda credibilidad.

-Participación de los sujetos mediante comités y grupos de trabajo. A través de los mismos se facilita la comunicación e implicación de las personas, lo que puede contribuir al cambio. A veces la dirección de estos comités es encomendada al líder del grupo que se opone al cambio, quien, no obstante, puede plantear posturas más equilibradas y realistas, y que por tanto, facilitan el proceso.

-Aplicación de técnicas grupales: Constituyen distintas medidas de intervención orientadas a la adquisición de nuevas habilidades y mejora del funcionamiento de los equipos.

Para terminar adjunto un proyecto muy interesante de unos estudiantes de la Universidad de Buenos Aires



Fuente: Gil Rodríguez, F (1993). Grupos en las organizaciones. Madrid: Eudema
Foto: guillo.cl

EL SOCIOGRAMA

En el post anterior hablábamos de la importancia de identificar a los líderes informales de la organización por lo que hoy no queda más remedio que hablar de la sociometría.

La sociometría se constituye como un método para el estudio de las relaciones interpersonales de afinidad en los pequeños grupos. Un elemento esencial del método sociométrico es la técnica del sociograma, que consiste en representar gráficamente las relaciones interpersonales en un grupo de individuos, mediante un conjunto de puntos (los individuos) conectados por una o varias líneas (las relaciones interindividuales).

Esta representación de los datos sociométricos, como toda representación, genera un conjunto de preguntas y, en última instancia, una problemática propia. A partir de los sociogramas se va desarrollando una nueva aproximación al estudio de las estructuras sociales, en las que las líneas empiezan a ser relaciones sociales de cualquier tipo; y los puntos (nodos), entidades sociales.

Con el sociograma se pretende representar gráficamente las relaciones de afinidad en pequeños grupos de individuos, con el fin de detectar los subgrupos (cliques) y los líderes sociométricos (“stars”). Consiste, en resumen, de detectar en un conjunto de individuos y, a partir de las selecciones de cada uno de ellos, una estructura relacional que permite distinguir subgrupos e individuos significativos. La posibilidad de construir un mapa de red permite decidir como activar o desactivar los vínculos existentes o potenciales para intervenir en momentos de crisis.

Una vez identificadas las redes sociales dentro de una organización, no sólo se pueden enfrentar mejor las crisis como consecuencia de los cambios (esperados o inesperados), sino que también ayudan a que el flujo de información sea más eficiente y con mayor rapidez.

Fuente:dynamocon.com

SUGERENCIAS PARA LA INTEGRACION DE LOS GRUPOS

-Reconocer la existencia de los grupos informales, tratar de entenderlos y aceptarlos.

-Analizar los posibles efectos que pueda tener la realización de cualquier acción sobre los sistemas informales.

-Identificar a los sujetos clave de los grupos informales y buscar su colaboración.

-Evitar que las actividades formales amenacen innecesariamente a las informales.

-Crear condiciones que favorezcan o regulen el desarrollo de relaciones informales

-Reconocer los distintos roles que los sujetos desempeñan en los diferentes grupos y en caso necesario entablar negociaciones de rol, que permitan adecuar duchos roles a la situación.

-Si se pretende que la organización sea más eficaz e innovadora resulta importante utilizar recursos de la estructura informal (Identificar a los sujetos claves y facilitar sus interacciones en la misma, aun cuando reduzcan el tiempo de sus ocupaciones formales).

-Integrar tanto como sea posible los intereses de los grupos informales y buscar la congruencia de objetivos con los de la organización.


-Permitir que la estructura informal resulte suficientemente fuerte como para servir de apoyo a la formal, pero no excesivamente como para resultar dominante.

-Conseguir una adecuada combinación, en la que el sistema formal se oriente de forma fundamental a la consecución de objetivos, y el sistema informal garantice la cohesión interna del grupo facilitando el trabajo en equipo.

Fuente: Gil Rodríguez, F (1993). Grupos en las organizaciones. Madrid: Eudema
Foto: QUINO

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS GRUPOS INFORMALES

Los Grupos informales aportan incuestionables beneficios, y no solamente para los sujetos que forman parte de ellos, sino también, por paradójico que resulte, para la propia organización.

Entre los posibles beneficios que aporta:

-Constituye un canal de comunicación útil que facilita, además del establecimiento de contactos, conocer y aprender más acerca del trabajo y de lo que acontece en el ambiente.

-Por ser flexibles y espontáneos, permiten afrontar los requerimientos que plantean determinadas tareas.


-Estimulan a los mandos a que planifiquen y actuen de forma mas cuidadosa.

-Facilitan el trabajo y la tarea del mando e incluso pueden suplir posibles deficiencias de aquel.

-Constituyen un medio para contrarrestar el poder, a veces autoritario y arbitrario, de la organización.

-Promueven relaciones cooperativas y armoniosas entre departamentos.

-Proporcionan estabilidad a los grupos de trabajo, y consolidar el sistema.


Como contrapartida pueden originar ciertos inconvenientes:

- Promover rumores indeseables

- Desarrollar actitudes negativas y normas contrarias a las pautas establecidas

- Provocar conflictos interpersonales, intergrupales y de rol

- Rechazar y obstaculizar a algunos miembros

- Reducir la motivación.

- Facilitar el conformismo

- Promover resistencias al cambio (en base al convencimiento, la costumbre o la cultura del propio grupo).

Fuente: Gil Rodríguez, F (1993). Grupos en las organizaciones. Madrid: Eudema
Foto: ABC

CARACTERISTICAS DE LOS GRUPOS INFORMALES

Las principales características de los grupos informales pueden agruparse teniendo en cuenta dos criterios fundamentales:

Caracteristicas En cuento a su estructura:

-Son el resultado de procesos espontáneos de interacción entre los sujetos que se encuentran en contacto directo.

-Se basan en acuerdos personales y practicas habituales que configuran una normativa informal.

-Su tamaño es reducido, manteniéndose en el límite en el que se desarrollan las relaciones interpersonales.

-La influencia se basa en la información y conocimientos, y en la identificación.

-Muestra una jerarquización de poder lateral y no puede ser controlada por la dirección como la formal

Caracteristicas en cuanto a su relación con la organización:

- Son subsistemas autónomos que están relacionados con la organización formal: los objetivos de ambos pueden coincidir, contraposición o ser ajenos, estableciendo relaciones de apoyo, oposición o indiferencia.

-Surgen ante la ausencia de autonomía y como contraste del sistema formal de la organización, la cual permite a ellos cierto grado de autonomía.

-Configuran sistemas de relaciones interpersonales mas allá de lo que se espera de ellos y de las relaciones contractuales de trabajo. Estas relaciones pueden trascender la propia organización, manteniéndose al margen de ella.

-Constituyen la expresión real y efectiva de las condiciones en que operan las estructuras de trabajo, comunicación y poder en la organización.

Fuente: Gil Rodríguez, F (1993). Grupos en las organizaciones. Madrid: Eudema
Foto: empleo.universia.es

GRUPOS FORMALES E INFORMALES

La diferencia entre estructura y grupos formales e informales abarca muchos matices:


Orientaciones


Estructuras y procesos:



Manifestaciones:



Fuente: Guken, H. L (1984). Introducción a la sociología de los grupos. Barcelona: Herder.
Foto: CBS & FOX

LOS GRUPOS INFORMALES

Bajo la superficie de la estructura formal que todos conocemos se extiende un enmarañado sistema de relaciones interpersonales colaterales, establecidas de forma que espontánea entre los sujetos y que configura la estructura informal, compuesta a su vez por distintos grupos. Estos grupos vienen a constituir una expresión de autonomía dentro de los límites rígidos de la organización, y se convierten en un segundo punto de referencia que tiene el sujeto para percibir el contexto de trabajo.

Son varias las razones que explican la aparición y desarrollo de los grupos informales dentro de las organizaciones, y que abarcan tanto necesidades personales de los integrantes de los mismos, como características de la propia organización. Entre los principales determinantes del desarrollo de estos grupos, figuran los siguientes:

-Proximidad entre las personas (Tanto física, como de circunstancias o profesión) implica tanto la cercanía física, como la coincidencia en realizar la misma tarea, o desempeñar la misma profesión.

-Necesidad e intereses personales comunes entre sus integrantes.

-Experiencia común en el trabajo y en las relaciones establecidas.

-Consenso entre los integrantes

-Fracaso del sistema total en satisfacer las necesidades personales y sociales de sus miembros

Fuente: Gil Rodríguez, F (1993). Grupos en las organizaciones. Madrid: Eudema
Foto: NBC

PENSAMIENTO GRUPAL (Group Think)

-Y estamos totalmente en contra de cualquier tipo de pensamiento grupal
-Vale JB

El pensamiento grupal es un término acuñado por el psicólogo Irving Janis en 1972 para describir el proceso por el cual un grupo puede tomar decisiones malas o irracionales. Como se ve en la viñeta, en una situación de pensamiento de grupo, cada miembro del grupo intenta conformar su opinión a la que creen que es el consenso del grupo. En un sentido general esto parece ser una manera muy racional de afrontar la situación. Sin embargo esto resulta en una situación en la cual el grupo en definitiva se pone de acuerdo en determinada acción que cada miembro individualmente considera desaconsejable.

DECALOGO PARA EVITAR EL PENSAMIENTO GRUPAL:

1) Informar a los miembros del grupo sobre sus causas y consecuencias.

2) El lider debe mostrarse imparcial en vez de mostrar desde el principio preferencias, expectativas.

3) El lider debe instruir a cada miembro para que evalue las cosas con sentido crítico, animandoles a que expresen objeciones y dudas.

4) A dos o mas miembros del grupo debe asignarseles el papel de "abogados del diablo", intentando desbaratar todo posible consenso.

5) De cuando en cuando el grupo debe ser subdividido en dos o mas subgrupos que se reuniran por separado y posteriormente analizaran juntos de nuevo, las diferencias.

6) Cuando el problema concierne a las relaciones con un grupo rival se debe tomar el tiempo necesario para revisar todas las señales de alarma e identificar todas las posibles acciones que pueda iniciar el oponente.

7) Despues de haber logrado un consenso preliminar, debe realizarse una reunion de segunda instancia en la cual se solicitara a cada persona que muestre todas las dudas que tenga.

8) Expertos ajenos al grupo asistiran a reuniones y se les pedira que pongan en tela de juicio las opiniones del grupo.

9) Cada miembro del grupo debe discutir periodicamente las deliberaciones del grupo con compañeros de confianza y debe comunicar cual ha sido la reaccion de estos.

10) Distintos grupos deben trabajar por separado en el mismo problema.

Fuente: Janis, I.L. (1982).Groupthinks: Psychological estudies of policy, decisions and fiascoes. Boston MA: Houghton Mifflin

Foto: faculty.css.edu

VENTAJAS E INCONVENIENTES DE TRABAJAR EN GRUPO

Independientemente de todo lo dicho en post anteriores, el trabajo en grupo implica ciertos inconvenientes o riesgos respecto al que pueden efectuar sus componentes por separados.


Es por esto que aqui adjunto una lista de ventajas e inconvenientes que encontramos al trabajar en grupo:



Hasta la proxima

Biblografia: Gil Rodriguez,F.(1993). Grupos en las organizaciones. Madrid:Eudema

CLASIFICACION DE LOS GRUPOS

Existen 5 dimensiones que posibilitan la clasificación de los grupos:

La Dimensión temporal se refiere a la estabilidad de las relaciones y clasifica a los grupos en Permanentes y temporales. Los primeros corren a cargo de la realización de las tareas habituales de la organización, mientras que los otros realizan tareas de carácter transitorio, centrados fundamentalmente en el desarrollo y la innovación.

De acuerdo con el nivel de formalidad podemos hablar de grupos formales (previstos por la organización y formando parte del organigrama) o informales (Centrados en problemas particulares de la organización).

En cuanto a la finalidad para la que se crean, los grupos pueden ser de:
-Producción: Sus integrantes realizan conjuntamente determinadas tareas, configurando los equipos de trabajo, departamentos y unidades de la organización
-Solución de problemas: Centrados en problemas particulares de la organización.
-Resolución de conflictos: Hace referencia a los grupos de negociación.
-De cambio y desarrollo organizacional: Aquí encontramos a los grupos de sensibilización, de entrenamiento y desarrollo de equipos.

Ateniéndonos al nivel jerárquico encontramos una diferenciación vertical y otra horizontal. La primera esta compuesta por los diferentes grupos de mando jerarquizados en función del proceso de toma de decisiones, mientras que la ultima hace referencia a los grupos que proporcionan servicios especializados y a los comités temporales

La ultima dimensión, estructura grupal, hace referencia a la configuración de los grupos de trabajos, donde pueden primar criterios basados en el reconocimiento y potenciación de valores grupales o de valores individuales

Fuente: Peiró, J.M (1984). Psicologia de las organizaciones. Madrid. UNED
Foto: Pmi.org

¿DE QUE VA ESTE BLOG?

Esta Web pretende asesorar sobre la gestión de equipos de trabajo en el área de Recursos Humanos. A lo largo de las próximas semanas y meses espero poder informar de técnicas y estrategias para una gestión optima del capital humano de las organizaciones.

Y ahora para arrancar planteo la siguiente pregunta

¿Por qué son importantes los grupos dentro de las organizaciones?

Básicamente, por que la participación de las personas en las organizaciones se realiza a través de distintos grupos, estructurados en función de las tareas, habilidades y otros criterios; todo orientados a la consecución de los objetivos de la organización. Además de estos, encontramos otros grupos surgidos de forma espontánea y orientados a la satisfacción de las necesidades personales y sociales no cubiertas por aquella.

En la actualidad, no hay duda de que todos estos diferentes grupos, que se entrelazan entre si, constituyen las unidades básicas de las organizaciones, configurando su estructura tanto formal como informal. El trabajo en grupo se convierte en algo crucial para el funcionamiento de las empresas, resultando importante tanto para las personas que tengan competencias de dirección, como para los profesionales que realicen algún tipo de intervención en las organizaciones (formación, gestion de conflictos, etc.).

Es fundamental tener presente que el trabajo en grupo y la colaboración de los grupos no ocurre de forma accidental, sino que debe planificarse y promoverse, para lo cual resulta de forma fundamental tener un buen conocimiento de los procesos grupales, y poseer las habilidades de dirección necesarias, con el fin de conseguir equipos de trabajo lo mas eficientes posibles.

Una vez que tenemos claro esto, ya podemos empezar a hablar del tema, pero eso quedará pendiente para el próximo post

Saludos